Системы управления документами
Новости раздела
Продукты
К кому обратиться?



Корпоративные информационные системы. Первая страница раздела

Системы управления документами

"Управление документами" – достаточно новый термин для российского рынка информационных технологий. Несмотря на то, что системы подобного класса присутствуют в России уже несколько лет, в компьютерной и деловой прессе они чаще именовались "системами документооборота" и объединялись в одну группу с продуктами категории groupware.

Однако, полнофункциональная СУД корпоративного уровня примерно также соотносится с groupware-приложениями, как ERP-система с бухгалтерскими пакетами для малого бизнеса. Фундаментальными и обязательными компонентами СУД являются: библиотечные службы, интегрированное управление потоками работ, динамическое формирование содержимого Web-серверов, управление составными документами и средства интеграции с внешними приложениями.

Библиотечные службы Данная компонента, являясь, по сути, ядром СУД, обеспечивает логическое хранилище документов – документную базу - с возможностями просмотра, регистрации и выписки – аналогично работе с книгами в обычной библиотеке. Библиотечные службы обеспечивают поиск документов в базе – как по атрибутам документа, так и по его содержимому (полнотекстовый поиск). В компетенцию библиотечных служб входят обеспечение безопасности информации и поддержка множества форматов файлов. Наконец, библиотечные службы включают в себя понятие поддержки жизненного цикла документов, ведение истории изменений и аннотаций к документам.
Интегрированное управление потоками работ Именно с понятием потока работ (workflow) лучше всего ассоциируется выражение "электронный документооборот". Управление потоком работ обеспечивает интеграцию бизнес-процессов с документами, участвующими в этих процессах, а зачастую и управляющими ими. СУД, отслеживая текущий статус документа, вовлеченного в бизнес-процесс, определяет, кто из пользователей системы имеет возможность доступа к документу и с какими полномочиями (от чтения до удаления).
Динамическое формирование содержимого Web-серверов В крупных компаниях Intranet-технологии успели стать ключевым фактором в распространении корпоративной информации. Современная СУД позволяет продвинуть этот процесс еще дальше. Динамическая компоновка страниц корпоративных Web-серверов на основании актуальных версий документов, содержащихся в документной базе, обеспечивает ускоренную доставку информации пользователям с учетом их полномочий и установленных бизнес-правил.
Управление составными документами Сама по себе метафора составного документа (СД) достаточно проста и интуитивно понятна. СД может в качестве компонент содержать другие документы, часть которых, в свою очередь, также может быть составными. Управление составными документами должно обеспечивать манипуляции с СД, как единым целым, а также допускать доступ и работу с отдельными его составляющими. Ключевым аспектом работы с СД является обеспечение коллективного управления жизненным циклом СД и его компонент (разные части СД могут создаваться и управляться разными людьми).
Средства интеграции с внешними приложениями Работа с документной базой может вестись в наиболее подходящем пользователю режиме. Функциональность СУД доступна ему из среды текстового процессора; электронной таблицы, почтового приложения или напрямую через интерфейс прикладного программирования (API).

Любыми ли документами нужно управлять? Иными словами – все ли существующие и циркулирующие в корпорации документы должны быть объектов внимания СУД? Нет. Рациональное использование СУД предполагает, что объектами хранения и управления являются только критичные для бизнеса документы. Какие документы относятся к данной категории? Конечно же, ответить на этот вопрос подробным перечислением или готовым рецептом невозможно. Нужно идти от содержания бизнеса, его структуры, внутренних механизмов. И все же, некоторые, самые общие, определения можно дать. Критичные для бизнеса документы:

  • позволяют ускорить время выхода продукта на рынок в условиях жесткой конкурентной борьбы,
  • обеспечивают улучшение качества продукции,
  • повышают эффективность производственных процессов, экономя значительные средства на уменьшении операционных издержек,
  • гарантируют соответствие бизнес-процессов общепринятым и специфическим стандартам.

По своему содержанию критичные для бизнеса документы могут быть самыми разнообразными. К ним, безусловно, нужно отнести проектную и технологическую документацию, деловые контракты и всю связанную с ними переписку, должностные инструкции персонала и кадровые досье сотрудников. Критичные для бизнеса документы обладают еще одной важной особенностью – они подвержены постоянным изменениям, отражающим перемены в самом бизнесе.

Ведущих производителей СУД в мире не более десятка. Компания TopS Systems Integrator представляет в России продукт, разработанный безусловным лидером рынка корпоративных систем управления документами и знаниями - американской компанией Documentum, Inc.

СУД Documentum EDMS 98 является стандартом де-факто в области управления и сквозной автоматизации жизненного цикла критичных для бизнеса документов. Семейство продуктов EDMS 98 позволяет компаниям разделять, управлять и многократно применять жизненно важные знания, содержащиеся в корпоративных документах. EDMS 98 используют более 570 корпораций из числа входящих в список Global 2000.

Дополнительную информацию по системам управления документами Вы всегда можете получить у наших специалистов.
Консультант отдела корпоративных информационных систем - Альберт Бертяков.




Last modified 14-May-99 05:55
©Copyright 1998-99 TopS Systems Integrator. All rights reserved.
Any questions and comments? WebMaster